La gestione del tempo: una formazione di base poco costosa ma altamente redditizia!

Pubblicato da Giovanni Corti in Organizzazione · Lunedì 20 Lug 2020

Quante volte in azienda si sente parlare di efficienza, ore macchina, ore presidiate e non, ore di progettazione ecc. ecc.? Con l’avvento del 4.0 e il rilevamento automatico delle ore di lavorazione delle macchine utensili qualcuno ha pensato che il problema fosse risolto ma in realtà non è affatto così.

L’automazione, i software, l’interconnessione aiutano l’uomo a gestire i processi in modo migliore, più organizzato ed efficiente ma a monte di ciò, l’uomo sa gestire il proprio tempo? E’ un po’ come dire che ho comprato una bellissima auto sportiva ma guido sempre pochissimo e ho poca esperienza: non ho le capacità per godermi le prestazioni della macchina.

Non dobbiamo mai dimenticare che la gestione del tempo deve partire dalla singola persona che deve sapersi organizzare in modo da sfruttare al meglio il tempo a disposizione. Ci sono delle tecniche che ci aiutano ad essere più efficienti nella gestione del tempo.

Una corretta gestione del tempo ci consentirà di aumentare le nostre capacità decisionali, ottenere di più sforzandoci di meno e non da ultimo avere più tempo libero a disposizione.

Scegliere un metodo di pianificazione delle nostre attività

Dobbiamo essere in grado di suddividere i nostri compiti in modo da poterli svolgere nel modo corretto. Dobbiamo raggruppare quello che dobbiamo fare in categorie definite in base all’importanza e all’urgenza del compito da svolgere:

1. Compiti urgenti e importanti

2. Compiti importanti ma non urgenti

3. Compiti urgenti ma non importanti

4. Compiti non urgenti e non importanti

Un primo approccio potrebbe essere quello che si basa sul teorema di Pareto secondo cui l’80% delle attività possono essere svolte nel 20% del tempo. Il restante 20% di attività richiederà l’80% disponibile.

Questo metodo ci permette di svolgere il maggior numero di attività nel più breve tempo possibile: massima resa nel minor tempo possibile. Altrettanto non ci orienta a dedicare il nostro tempo a quelle attività che realmente richiedono la nostra massima attenzione e che sono fondamentali per il raggiungimento dei nostri obiettivi.

Un metodo più efficace è quello che si basa sulla cosiddetta Matrice di Eisenhower.

Dobbiamo imparare a dare le giuste priorità alle attività che dobbiamo fare.

Come possiamo vedere dalla matrice possiamo dividere le attività in quattro macro-aree:

1. Attività urgenti ed importanti: non le possiamo delegare perché sono importanti e dobbiamo svolgerle subito. Questo tipo di attività devono essere poche perché altrimenti è sintomo di scarsa organizzazione o di errori nei criteri di suddivisione delle attività stesse

2. Attività importanti ma non urgenti: non possiamo delegarle ma dobbiamo pianificarle in modo da rispettare le scadenze.

3. Attività urgenti ma non importanti: possono essere svolte da altri quindi vanno delegate

4. Attività non importanti e non urgenti: sono attività inutili che non dovremmo fare ma che spesso facciamo per scarsa valutazione

Apparentemente sono regole semplici ma non sono di facile applicazione, specialmente all’inizio. Quando si è capito come assegnare i valori corretti alle attività tutto diventa immediato e il risparmio di tempo è notevole sia sul lavoro che nella vita privata.

In azienda si parla sempre di organizzazione ma raramente si parla di organizzazione del tempo. Formare il personale alla gestione del tempo porta ad una serie di ricadute positive su tutte le attività aziendali e rende il personale più consapevole di ciò che deve fare. Non da ultimo, chi impara a gestire correttamente il tempo avrà più tempo libero per fare ciò che vuole e anche questo aspetto favorisce un clima sereno e positivo in azienda.

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